LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA

INDICE

Las Organizaciones como Sistemas

Estructura Organizacional

Crecimiento y Adaptación

Proceso de Fusión y el Modelo del Acuerdo: Ideas Básicas. Empleo del

Modelo

Liderazgo y Cambio Organizacional

Teoría de la contingencia

Procesos empresariales

Procesos rectores

Procesos de gestión operativa

Procesos financieros y administrativos

Gerencia para Proyectos: Aplicación y seguimiento de los Proyectos

Características

Manejo de un Proyecto

Six sigma

CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN

Una Organización es un grupo social que esta compuesto por personas adecuadas a la naturaleza de cada individuo el cual tiene por función organizarse, tareas y administración, que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.

         Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos. Estas se  clasifican de la siguiente forma:

Formales: mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente donde cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo, para la conservación del objetivo primordial.

Informales: es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal. Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes:

·   Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre sí.

·   Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la política de la empresa

·   Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente.

·   Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente.

·   Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

PRINCIPIOS DE UNA ORGANIZACIÓN

Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.

ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA

Autoridad: derechos y deberes inherentes a una posición de jefe para dar órdenes y esperar que sean obedecidas.

Especialización: grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados

Departamentalización: identificación y clasificación de las actividades. Agrupación de dichas actividades para cumplir los objetivos de la organización. Asignación de las actividades a administradores con autoridad para supervisarla. Establecimiento de la coordinación horizontal y vertical.

Cadena de Mando: línea de toma de decisiones

Tramo de Control: es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe?

Centralización / Descentralización: hablamos de Centralización o Descentralización cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se reparte.

Formalización: grado de estandarización  de las actividades y la  existencia de normas procedimientos escritos  y la burocratización

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

         Las organizaciones son un conjunto de personas y recursos relacionados entre sí y con sus atributos para alcanzar un fin común, que interactúa con el contexto y constituye una totalidad. Pueden clasificarse de la siguiente manera:

Primarias: con dedicación completa y emocional

Secundarias: con relaciones de tipo contractual

         Las organizaciones, como sistemas sociales, son responsables de las consecuencias de sus decisiones y acciones por lo cual deben equilibrar la influencia del entorno con sus responsabilidades, satisfaciendo necesidades sociales al fabricar un producto ó brindar un servicio.

SISTEMA ABIERTO

         Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.

Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminadas.   La organización como sistema abierto presenta las siguientes cuatro elementos primordiales:

Entradas: mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición., la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.

Procesamiento: transforma las entradas en salidas o resultados, los sistemas abiertos procesan y transforman  los insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.

Salidas: resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema exporta ciertos productos resultantes al ambiente externo.

Retroalimentación: constituye una acción de retorno; es positiva cuando la salida por ser mayor estimula y amplía las entradas para incrementar el funcionamiento del sistema, es negativa cuando la salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema.

CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

         Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:

1.            Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.

2.            Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque:

·         La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.

·         La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.

·         La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.

·         Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:

Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema.

Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o negentropía.

Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del sistema desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.

Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna.

Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.

SISTEMA CERRADO

         Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado también mecánico o determinista.  Se puede decir que no existe un sistema totalmente cerrado, ni uno totalmente abierto.  Todo sistema depende en alguna medida del ambiente.

         Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistema determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.

         La teoría clásica estudia la organización como si fuera un sistema cerrado, compuesto de algunas pocas variables perfectamente conocidas y previsibles,  y de algunos aspectos que pueden ser manejados mediante principios generales y universales de administración. Sin embargo, Wadia destaca que, a pesar de todas las críticas, la teoría clásica en el desafiante campo de la administración, permite un enfoque sistemático.

CONFRONTACIÓN ENTRE TEORÍAS DE SISTEMA ABIERTO Y DE SISTEMA CERRADO

·   Hay varias implicaciones críticas entre distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el punto de vista administrativo, están las siguientes del sistema abierto:

·   La naturaleza dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia estática de la organización. Está constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar de acuerdo a las transformaciones del ambiente.

·   Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir si no responde adaptándose al entorno.

·   Un sistema abierto necesita garantizar la absorción de sus productos por el ambiente. Para garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por el necesitados o crearle necesidad de tales productos.

·   El sistema necesita, de constante y depurada información del ambiente. Para el sistema es indispensable una retroalimentación constante, depurada y rápida.

   Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las siguientes distorsiones:

·   Conduce el estudio y la práctica administrativa a una concentración en reglas de funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de la viabilidad organizacional y por ende, énfasis en procedimientos y no en programas.

·   La perspectiva de organización como sistema cerrado, se da por insensibilidad de la administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales y por la desatención a la dependencia entre la organización y su ambiente. Soluciones, instrumentos y técnicas son intertransferibles, ya que el ambiente no hace la diferencia.

·   La perspectiva de la organización como sistema cerrado, lleva a la insensibilidad hacia la necesidad de cambios y adaptación continua y urgente de las respuestas de la organización al ambiente. En un ambiente de rápido cambio, las organizaciones desaparecerán si no se adaptan al cambio.