PROCESOS FINANCIEROS

PROCESOS FINANCIEROS

Para lograr una comprensión y análisis de los procesos financieros dentro de las organizaciones, es importante desarrollar conceptos básicos tales como:

 Finanzas         Las finanzas se refieren a la forma como se obtienen los recursos, a la forma como se gastan o consumen, a la forma como se invierten, pierden o rentabilizan. Es por ello que la administración o gestión del dinero o capital, hoy en día se ha convertido en toda una profesión, en todo un arte por la complejidad propia de un ambiente.

FUNCION FINANCIERA

         La función financiera es la actividad por la cual el administrador financiero prevé, planea, organiza, integra, dirige y controla. Y se divide en tres áreas de decisiones:

·   Decisiones de inversión. Donde invertir los fondos y en que proporción.

·   Decisiones de financiamiento. De donde obtener los fondos y en que proporción.

·   Decisiones de política de dividendos. Como remunerar a los accionistas de la empresa

Las tres funciones primarias del administrador financiero son:

·   Análisis y planeación de actividades financieras. Transformación de datos de finanzas para vigilar la posición financiera de la empresa, evaluar la necesidad en incrementar la capacidad productiva y determinar el financiamiento adicional que se requiere.

·   Determinación de los activos de la empresa, ya sea de importe monetario del activo fijo y circulante o el activo que se señalan en el balance general de la empresa.

·   Manejo de la estructura financiera de la empresa. Determinar la composición adecuada de financiamiento a corto y largo plazo.

PROCESOS FINANCIEROS

         La planeación financiera estudia la realización de proyecciones de ventas, ingresos y activos tomando como base estrategias alternativas de producción y de mercadotecnia, a fin de decidir posteriormente la forma de satisfacer los requerimientos financieros. También, si los resultados iniciales proyectados no son satisfactorios, el proceso de planeación financiera debe tratar de identificar los cambios potenciales en las operaciones que producirán resultados satisfactorios.

         El control financiero continúa hasta la fase de implementación, y trata del proceso de retroalimentación y de ajuste que se requerirá para asegurarse de la adherencia a los planes para modificarlos, como consecuencia de cambios imprevistos en el ambiente operativo. La totalidad del proceso implica la decisión sobre un amplio conjunto de metas corporativas, y la elaboración posterior de una serie de presupuestos y pronósticos para cada área significativa de las actividades de la empresa.

         El análisis de pronósticos financieros empieza con las proyecciones de los ingresos de ventas y de los costos de producción. En términos estándar de negocios, un presupuesto es un plan que expone los gastos proyectados para una cierta actividad y explica de donde provendrán estos fondos. De este modo, el presupuesto de producción presenta un análisis detallado de las inversiones requeridas en materiales, mano de obra e instalaciones de planta que serán necesarias para dar apoyo al nivel pronosticado de ventas.

         Cada uno de los elementos del presupuesto de producción probablemente tendrá su propio sub presupuesto; consecuentemente, habrá un presupuesto de materiales, un presupuesto de personal y un presupuesto de instalaciones. El personal del área de mercadotecnia también preparará presupuestos de ventas y publicidad. Estos presupuestos suelen establecerse sobre una base mensual, y a medida que transcurra el tiempo, las cifras reales serán comparadas con las cifras proyectadas y las diferencias deberán ser explicadas o corregidas.

GERENCIA PARA PROYECTOS: APLICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS

         La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance (esta disiplina normalmente se ha utilizado en países primer mundistas), el tiempo, y costo definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único.

         Otras denominaciones equivalentes: gerencia o gerenciamiento de proyectos, gestión integral de proyectos, dirección integrada de proyectos. Ejemplo: en el sector de la construcción en España, está muy popularizado el término dirección integrada de proyectos.

Características

·   Objetivo (poner los pies en la tierra; la naturaleza del proyecto debe ser real, sustentable y medible)

·   Calendario de Actividades (debe tener un programa de actividades o plan de trabajo)

·   Complejo (no es nada sencillo y está compuesto por múltiples elementos)

·   Demanda recursos (Requiere habilidades, conocimientos, capital y esfuerzo humano de diversas áreas de una organización o comunidad)

·   Estructura organizacional (tiene roles y responsabilidades, ej. gerente de proyecto, líder de proyecto, sponsor, clientes, etc)

·   Sistema de Control e Información (por lo menos un sistema manual o automatizado de registrar la documentación e información relacionada al proyecto)

Aspectos del seguimiento en la gestión de los proyectos

         El seguimiento es parte fundamental de la Gestión de Proyectos se basa en proveer una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviación sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.

Visibilidad: Hace referencia a la actitud del líder, de cara a estar siempre enterado de cómo va el proyecto y su posible desviación de los parámetros establecidos.

Desviaciones: Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en función del tiempo, dinero y recursos, además se debe cuantificar el grado de desviación, para conocer si es posible volver al camino correcto y cuanto costaría.

Frecuencia: Cuanto mas rápido se identifique una deficiencia en el proyecto mas fácil será enmendarlo por eso se recomiendan análisis y revisiones semanales, para conocer el estado del proyecto.

Toma de decisiones: Después de ver en que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema, se debe tener cuidado en la identificación de los causantes del retraso, pues a veces se esconden detrás de otros.

Técnicas de seguimiento: Las herramientas mas usadas, en la gestión de proyectos son reuniones, revisiones, reportes, y software administrativo. Conviene que todo el equipo envíe reportes del grado de avance de sus tareas y actividades, de la manera mas sencilla y eficaz de entender. Los reportes deben dar fe de: progreso, alcance, tiempos, costes, rentabilidad, riesgos, problemas, calidad, recursos humanos y recursos materiales entre otros.

RESTRICCIONES TRADICIONALES Y LAS POSIBLES ALTERACIONES DE LOS PROYECTOS

         Como cualquier empresa humana, los proyectos necesitan ser ejecutados y entregados bajo ciertas restricciones. Tradicionalmente, estas restricciones han sido alcance, tiempo y costo. Esto también se conoce como el Triángulo de la Gestión de Proyectos, donde cada lado representa una restricción. Un lado del triángulo no puede ser modificado sin impactar a los otros. Un refinamiento posterior de las restricciones separa la calidad del producto del alcance, y hace de la calidad una cuarta restricción.

·   La restricción de tiempo se refiere a la cantidad de tiempo disponible para completar un proyecto.

·   La restricción de coste se refiere a la cantidad presupuestada para el proyecto.

·   La restricción de alcance se refiere a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto.

Estas tres restricciones son frecuentemente competidoras entre ellas: incrementar el alcance típicamente aumenta el tiempo y el costo, una restricción fuerte de tiempo puede significar un incremento en costos y una reducción en los alcances, y un presupuesto limitado puede traducirse en un incremento en tiempo y una reducción de los alcances.

POSIBLES ALTERACIONES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Efecto de los cambios en la productividad: La extrapolación del valor ganado se mantiene mientras se suponga que la productividad de la tarea continua siendo constante. Sin embargo esto no siempre es así, debe preverse que en general la curva de aprendizaje creciente, debido a la experiencia, es decir, mejora la productividad sin embargo, también existirán proyectos con pendiente negativa.

Efecto de la inflación: Los cambios monetarios influyen sobre la apreciación del valor ganado, puesto que el valor planificado y el valor ganado se cuantifican en valores monetarios constantes y el coste real con valores monetarios actuales. Por lo tanto, es necesario actualizar esos costes, generalmente reduciendo el valor del coste real al valor de unidades monetarias constantes.

Determinación del coste estimado a la finalización: El promotor puede realizar su propio cálculo del coste a la finalización del proyecto, con el fin de confirmar lo razonable que pueda ser el coste calculado por el contratista.

MÉTODOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

         La herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto es el diagrama de Gantt. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).

PERT

         La técnica de revisión y evaluación de programas o PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.

Cadena crítica

         La gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM) es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.

Gestión de proyectos por medio de la herramienta del valor ganado

         La Técnica del Valor Ganado es una herramienta de Gestión de Proyectos que desarrolla e integra los parámetros técnicos, de costes, y de planificación en una única herramienta. La implantación del método y su utilización supone un proceso iterativo. A través de La línea base del rendimiento (PMB) es la línea base que queda determinada por el coste planificado de las tareas que componen el proyecto. Como es lógico coincidirá con el coste del trabajo planificado.

         El primero consiste en identificar los trabajos a realizar y asignar la responsabilidad sobre dicha tarea. Para ello se utiliza la matriz de asignación de responsabilidades. El siguiente paso consistirá en planificar en el tiempo las diferentes tareas que hayan sido determinadas en el paso anterior. Por último, sobre dicha planificación se determinarán y colocarán los costes asociados a cada una de dichas tareas. Una vez determinada la PMB, se procede a iniciar la ejecución de los trabajos, realizar la medida de dichos trabajos utilizando para ello alguna de las técnicas de valor ganado, calculando y analizando las desviaciones, implementando las medidas correctivas necesarias, y recalculando la planificación teniendo en cuenta dichas medidas con el fin de corregir las desviaciones anteriormente determinadas.

Ventajas técnicas del valor ganado

·   Es un buen método para Gestión de Proyectos de gran valor y plazo de ejecución, Las ventajas de la aplicación de estos criterios son muchas pero también su coste asociado es significativo.

·   Es un sistema simple de gestión y control de proyectos, que proporciona datos creíbles. Integra en una única técnica, el trabajo, la planificación y el coste, utilizando para ello, la estructura de descomposición del proyecto (EDP). Proporciona una identificación temprana de los problemas, mediante el uso de los índices de rendimiento del coste (CPI) y de la planificación (SPI). Permite predecir con una cierta seguridad, dentro de un rango, el coste final del proyecto. Es posible predecir, mediante el índice de rendimiento del trabajo que queda por completar (TCPI), el comportamiento futuro del proyecto, y actuar en consecuencia para corregir las desviaciones.

Otros métodos y herramientas

·   Método del diagrama de precedencias

·   PRINCE2

·   Método en V

·   Metodología Open de gestión de proyectos (español).

·   Existen varios software de administración de proyectos