Existen varios tipos de organización entre las cuales se encuentran las Formales aquellas que permiten a los empleados ejecutar sus funciones de manera ordenada y eficiente permitiendo alcanzar el objetivo o meta en común; a su vez, este tipo de organización permite establecer canales de comunicación adecuados en todos los niveles de la estructura organizativa. Otro tipo de organización lo constituyen las Informales que no son más que aquellas que se constituyen entre personas con similitud de labores y cuyos grupos oscilan entre 3 ò 4 personas, dada su informalidad estos individuos en pocas ocasiones participan en las actividades sociales desarrolladas por la empresa.
Por último tenemos a las organizaciones Sociales las cuales son grupos de personas constituidos de manera formal y que con un grado mayor de eficiencia logran alcanzar los objetivos.
Las organizaciones son vistas como sistemas abiertos dado a que reciben una gran cantidad de insumos que favorecen el crecimiento organizacional de la empresa, transformando dichos insumos en bienes y servicios para luego exportarlos de nuevo como producto acabado hacia el medio ambiente. Dicho funcionamiento debe permitir que el ciclo se cumpla o se repita nuevamente, esto es posible a través de la retroalimentación. Toda organización para que cumpla con los objetivos propuestos y se cumpla de manera éxitos el ciclo mencionado anteriormente, debe contar con una estructura organizacional bien definida, esto no es más que identificar como se dividen o agrupan las relaciones entre los empleados de una empresa.
La forma más común de visualizar las estructuras formales de una organización es a través de los organigramas que no son más que la representación grafica de dichas estructuras. En ellos se muestran la relación existente entre cada una de las unidades que componen la organización, los canales de supervisión y autoridad inherente a cada cargo, ayudan además a identificar los canales de comunicación de los empleados dentro de dichas unidades. Existen organigramas de tipo Analítico los cuales muestran información muy detallada y específica, este tipo de organigramas son mostrados a conocedores del área, directores y altos ejecutivos de empresas. Los organigramas Generales muestran la totalidad de las unidades que conforman la empresa, representan el organigrama de uso común entre los manuales de organización. Estos organigramas muestran información de la organización hasta un determinado nivel jerárquico según se requiera, por ejemplo, la estructura general de una empresa privada (donde laboro actualmente) muestra cuatro (4) niveles de jerarquía dentro de la estructura “Vicepresidencia, Gerencia, Jefatura y Analistas. Por su parte, los organigramas Suplementarios se utilizan para ofrecer información más detallada de la estructura; por ejemplo organigramas de una división o unidad específica. Otra clasificación de los organigramas son Verticales, Horizontales, Mixtos y Circulares. Sus diferencias radican en la forma de presentación o disposición grafica de la información.
Por su naturaleza, las empresas están en constante crecimiento y adaptación a las exigencias del medio donde se desenvuelven, y para que estos cambios se desarrollen con el mayor éxito posible el colectivo debe estar plenamente comprometido al logro de los objetivos planteados. Este proceso de ajuste y adaptación a un entorno más competitivo permite que el conocimiento y la capacidad del grupo empresarial (personas) se fortalezcan, además de garantizar una mayor demanda en el mercado. En búsqueda del desarrollo y evolución de las organizaciones dentro del mercado, los directivos empresariales estudian las posibilidades de integrar empresas con el propósito de aumentar la eficiencia en sus procesos operativos; estas fusiones o integraciones entre empresas no son más que el proceso en el cual una empresa absorbe otra empresa. No existe un modelo o patrón único de fusiones, tampoco son consideradas como un proceso estándar dada las peculiaridades de cada empresa a nivel de estructura, estrategias de mercado y cultura, sin embargo; existe unos factores que permiten que este proceso se realice de la manera más positiva. Estos factores o etapas están comprendidos de la siguiente manera: El proceso de planificación o preparación de la fusión de manera organizada en la cual se establecen los objetivos estratégicos de la compañía tanto financieros como operativos, luego de la planificación tenemos el proceso de negociación donde se debe desarrollar la estrategia propia de la adquisición de la empresa; en este proceso se establecen costo y condiciones de la transacción. El último proceso y personalmente el más importante es el proceso de la integración en donde luego de la estabilización de la situación empresarial se establecen las prioridades organizacionales y las nuevas políticas a seguir.
El proceso de fusión conlleva a una transformación tanto de estructura como de comportamiento dentro de la organización que por lo general, durante la transición afecta la estabilidad y nivel de satisfacción personal de cada uno de los empleados, la confianza y motivación que exista en el proceso constituye un requisito importantísimo para lograr la menor resistencia posible al cambio que se está ejecutando. Dado el proceso duro que implica el cambio para la organización, la persona que lo lidera debe tener el suficiente conocimiento y destreza para hacer que sus seguidores realicen el trabajo con mayor satisfacción, crear y desarrollar una actitud positiva ante el cambio, propiciar un ambiente participativo donde le permita al empleado exponer sus opiniones y posibles sugerencias ante dicho proceso.A pesar de tomar en cuentas los aspectos necesarios para los cambios dentro de las organizaciones (planificación, capacitación, desarrollo, estructura, etc.), no existe nada absoluto en estas. Que una organización prepare sus planes de contingencia, no significa que reconozca la falta de competencia de su empresa sino que supone un avance a la hora de superar cualquier eventualidad que pueden acarrear grandes pérdidas.
El alto nivel de competitividad en los mercados empresarial requiere que las organizaciones se ajusten a las necesidades y requerimientos de los clientes y consumidores, esto implica enfocar a la empresa en 4 procesos que determinan su buen funcionamiento
- Proceso Empresarial: Como consecuencia del entorno competitivo o variables internas (rendimiento, gestión) en las cuales se ven inmersas las empresas, estas se enfocan en diseñar procesos que permitan satisfacer las exigencias en la producción de sus productos.·
- Proceso Rector: Definición de los procesos a ejecutarse (políticas y estrategias empresariales) para la producción de manera eficaz y eficiente de dichos productos.
- Proceso de Gestión Operativa: Facilitación de recursos hacia el interior de la organización que garantice la consecución de sus propósitos.
- Procesos Financieros y Administrativos: Constituye la forma en la cual las empresas obtienen, consumen, invierten o pierden sus recursos. Este proceso engloba 3 elementos importantes los cuales son la elaboración de proyecciones y estrategias de producción (Planeación Financiera), realización de ajustes dado a los variaciones operacionales (Control Financiero) y elaboración de un análisis de las inversiones que se requerirán para ejecutar lo proyectado (Análisis Financiero).
Para llevar a cabo estos procesos de manera eficiente y eficaz se requiere una planificación específica donde implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, etc. La manera más efectiva de desarrollar esta planificación es a través de la elaboración de un proyecto y el manejo d dicho proyecto tiene 2 vertientes importantes: La Toma de Decisiones estratégicas para el proceso de investigación o levantamiento de información la cual determina el rumbo del proyecto y el Proceso de Investigación en sí, el cual se dedica a la recolección y análisis de datos en campo. La Gerencia de Proyectos permite organizar y administrar estos recursos, de forma tal que dicho proyecto sea terminado dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costo planteados inicialmente.
Actualmente lidero un proyecto en el cual se implantó un nuevo sistema operativo para la empresa en la cual laboro. De la mano con la Gerencia de Proyectos se elaboró un Diagrama de Gantt en donde se especificaron los tiempos y responsables para cada actividad (levantamiento de información, reuniones o mesas de trabajo, desarrollo de la aplicación, pruebas y certificación del funcionamiento de la nueva herramienta, puesta en producción, seguimiento y posibles mejoras), dada la planificación realizada en la Gerencia de Proyectos los tiempos se cumplieron a cabalidad evitando dejar desatendidas las áreas de mayor importancia para el negocio, algunas fallas que mejorar pero este proceso se encuentra contemplado en el Projecto.
La manera de cuantificar la eficiencia de los procesos a ejecutar durante un determinado proyecto sería aplicando el Seis Sigma la cual se enfoca en reducir o eliminar las fallas en la entrega del producto final manteniendo un control de calidad y optimización de los procesos productivos de la empresa. Para realizar los análisis estadísticos, en el Six Sigma se emplean una serie de herramientas gráficas que permiten identificar las posibles fallas en los procesos; entre las herramientas se mencionan:
- Diagramas (Flujo de Proceso, Paretto, etc.), Histogramas y Gráficos (de Corrida, de Control, etc.): Según su presentación y estructura se puede identificar el origen de las posibles fallas dentro de los procesos.
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